Chargé de la Coordination et du Traitement du Courrier H/F - Prefecture de Departement Ariege

Au sein de la Préfecture de l'Ariège, vos activités principales seront :
- - Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés ;
- Gestion du courrier réservé : enregistrement du courrier sur l'instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services ; - Gestion de la boîte générique de la préfecture : redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé ;
- Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général ;
- Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement ;
- Suivi des comités : préparation des invitations et des dossiers pour les comités de direction (CODIR, Collège des chefs de service)
- Gestion des recueils des actes administratifs : création et publication des recueils sur le site internet de la préfecture - - Rédaction/mise à jour des fiches de procédure - Appui à la formation des nouveaux arrivants à l'utilisation de Maarch
*Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration générale
Une relative souplesse au niveau des horaires est demandée
* Candidatures : CV+LETTRE DE MOTIVATION DETAILLEE (OBLIGATOIRE) : ****@****.**

Experience: Débutant accepté - ou expérience souhaité

Compétences: Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Classer des documents,savoir s'adapter,Savoir s'organiser,discrétion professionnelle,avoir le sens des relations humaines,avoir des compétences en informatique/bureautique,savoir appliquer la réglementation,Savoir rédiger

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Réactivité