Apprenti Assistant Administratif·ive et Opérationnel·le - Mmed H/F - Institut National de Recherches Archéologiques Préventives

Missions / Activités :

Environnement professionnel

- Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint scientifique et technique (DAST)

- Relations fonctionnelles :

- internes : DAST/DDAST, agents opérationnels, assistant(e) opérationnel(le) (AO), gestionnaires de conventions, assistant technique, conseiller sécurité prévention/assistant de prévention.

- externes : les aménageurs.

Mission de l'emploi et activités principales

Contribuer à la qualité du service et à l'atteinte des objectifs des équipes en apportant un appui administratif et organisationnel pour la programmation des opérations et la planification des agents.

L'apprenti(e) assistant(e) administratif a pour mission d'apporter une aide permanente en matière d'interface entre les DAST/DDAST et leurs interlocuteurs internes et externes.

Il ou elle veille à la bonne mise en oeuvre de ses missions et celle des agents opérationnels dans les délais impartis pour les réaliser. L'apprenti travaillera en collaboration et sous l'autorité du DAST/DDAST.

ASSISTANAT ADMINISTRATIF

- Assurer différents travaux de secrétariat auprès du DAST/DDAST en fonction de la demande : accueil des extérieurs, gestion des appels et des courriers.

- Réaliser le traitement administratif de dossiers : courrier, mise en forme de document.

- Elaborer et rédiger des courriers, comptes rendus, synthèses, rapports, bilans.

- Prendre en charge l'organisation d'évènements internes : organisation de réunions, visio-conférences, visites de chantier....

- Participer à l'élaboration, en liaison avec le DAST/DDAST, des projets d'opérations archéologiques (diagnostic et fouille), et, dans ce cadre, en saisir le budget dans Agresso Excelerator.

- Assister aux réunions d'équipes.

ASSISTANAT OPERATIONNEL

- Appui à la préparation des réunions de programmation : préparation des documents, tableaux de suivi, prise de notes et rédaction de compte-rendu.

- Appui à la gestion des affectations des agents auprès des DDAST/DAST et de l'AO.

- Aide au suivi des situations opérationnelles.

- Réaliser le traitement administratif de dossiers (courrier, mise en forme de document).

- Elaborer et rédiger des courriers, comptes-rendus, synthèses, rapports, bilans.

- Prendre en charge le suivi administratif de dossiers et/ou d'évènements spécifiques (organisation de réunions, conférences, séminaires, ...).

- Saisir les budgets des opérations archéologiques dans Agresso Excelerator.

- Assistance AT :

- Il effectue les demandes d'achat et les ordres de service des installations de chantier (cantonnement), des moyens de terrassement, des équipements divers.

- Il assure le traitement du service fait et la saisie des services faits dans l'outil financier.

- Il assure le suivi financier des opérations archéologiques en lien avec l'AT et les DAST/DDAST en interaction avec le gestionnaire des affaires générales et de l'immobilier et le pôle financier et contrôle de gestion.

• Traitement du courrier
• Prise de note